Em agosto de 2013 fiz o post “Despesas
em Regime de Adiantamento” http://contabilidadeasp.blogspot.com.br/2013/08/despesas-em-regime-de-adiantamento.html
que é uma das postagens com maior número de acesso do blog, resolvi atender à
um pedido feito por um seguidor e descrever os lançamentos contábeis que
envolvem esse procedimento.
Importante, antes de iniciar a
especificação desses lançamentos, esclarecer um ponto importante. Há alguns
bons anos era uma prática muito comum realizar os adiantamentos ou suprimento
de fundos em um primeiro momento através de pagamento extraorçamentário (pela
entrega do numerário ao servidor) e depois de posse da prestação de contas
proceder com o registro do empenho, liquidação e pagamento. Esse procedimento
veio caindo por terra com as orientações dos Tribunais de Contas de alguns
Estados, porém em algumas Entidades pelo Brasil a fora ainda é utilizado, irei
abordar os lançamentos contábeis pelo procedimento que entendo ser o mais
correto que é o atualmente orientado pelos TCE.
Sob o ponto de vista contábil a
despesa sob o regime de adiantamento tem uma peculiaridade que deve ser
explorada, principalmente para fins de consolidação de conceitos orçamentários
e patrimoniais. Digo isso porque, no ato da concessão do adiantamento (entrega
do numerário ao servidor) ocorre o procedimento orçamentário de execução da
despesa (empenho, liquidação e pagamento) porém, mesmo sendo despesa para fins
orçamentários, a concessão do adiantamento em si não é uma despesa patrimonial,
ou seja, não diminui a situação patrimonial líquida da Entidade, devendo apenas
ser registrado como uma variação patrimonial qualitativa. Esse é um dos
exemplos clássicos quando apresentamos as diferenças conceituais entre despesa
orçamentária x despesa patrimonial.
Vamos trabalhar como exemplo um
adiantamento para viagem no valor de R$ 1.000,00 em que foram gastos R$ 850,00
na viagem, logo o servidor reembolsou R$ 150,00 para a Entidade.
A contabilização apresentada será
realizada por um modelo padrão, baseado no PCASP Estendido da STN (Anexo 3 da IPC
00), pois os lançamentos contábeis no sistema de controle variam de Estado para
Estado, conforme a tabela de eventos de cada Tribunal de Contas.
Dessa forma pela concessão do
adiantamento (entrega do numerário) no valor de R$ 1.000,00 são realizados os
seguintes lançamentos contábeis:
Empenho (registros contábeis nos
sistemas orçamentário e controle)
D - 6.2.2.1.1.00.00 - CRÉDITO
DISPONÍVEL R$ 1.000,00
C - 6.2.2.1.3.01.00 - CRÉDITO
EMPENHADO A LIQUIDAR R$
1.000,00
D - 8.2.1.1.1.00.00 - DISPONIBILIDADE
POR DEST. DE RECURSOS R$ 1.000,00
C - 8.2.1.1.2.00.00 - DISP.
POR DEST. RECURSOS COMPROMETIDA POR EMPENHO R$ 1.000,00
Liquidação (registros contábeis nos
sistemas patrimonial, orçamentário e controle)
D - 6.2.2.1.3.01.00 - CRÉDITO
EMPENHADO A LIQUIDAR R$
1.000,00
C - 6.2.2.1.3.03.00 - CRÉDITO
EMPENHADO LIQUIDADO A PAGAR R$
1.000,00
D - 8.2.1.1.2.00.00 - DISP. POR DEST. RECURSOS COMPROMETIDA POR EMPENHO R$ 1.000,00
C - 8.2.1.1.3.01.00 – DDR - COMPROMETIDA
POR LIQUIDAÇÃO R$ 1.000,00
D - 1.1.3.1.1.02.00 - SUPRIMENTO DE
FUNDOS R$
1.000,00
C - 2.1.8.9.1.03.00 - SUPRIMENTOS DE
FUNDOS A PAGAR (F) R$ 1.000,00
Pagamento (registros contábeis nos
sistemas patrimonial, orçamentário e controle)
D - 6.2.2.1.3.03.00 - CRÉDITO
EMPENHADO LIQUIDADO A PAGAR R$
1.000,00
C - 6.2.2.1.3.04.00 - CRÉDITO
EMPENHADO LIQUIDADO – PAGO R$
1.000,00
D - 8.2.1.1.3.01.00 - COMPROMETIDA
POR LIQUIDAÇÃO R$
1.000,00
C - 8.2.1.1.4.00.00 - DISP.
POR DEST. RECURSOS DO EXERCÍCIO UTILIZADA R$
1.000,00
D - 2.1.8.9.1.03.00 - SUPRIMENTOS DE
FUNDOS A PAGAR (F) R$ 1.000,00
C - 1.1.1.1.1.19.00 - BANCOS CONTA
MOVTO - DEMAIS CONTAS R$ 1.000,00
D - 7.9.1.2.1.00.00 - CONTROLE DE
ADIANTAMENTOS/SUPRIMENTOS DE FUNDOS CONCEDIDOS R$
1.000,00
C - 8.9.1.2.1.00.00 - ADIANTAMENTOS
CONCEDIDOS A COMPROVAR R$ 1.000,00
Dentro do nosso exemplo, após
realizados os gastos no montante de R$ 850,00 deverá ser contabilizada a
prestação de contas do adiantamento. Nesse momento será realizada a despesa
patrimonial, ou seja, será contabilizada a redução da situação patrimonial
líquida da Entidade. A despesa patrimonial irá variar conforme o tipo de gasto
realizado na viagem, vamos supor que desses R$ 850,00, foram gastos R$ 400,00
com hospedagem, R$ 100,00 com passagens e R$ 350,00 com alimentação, ficaria da
seguinte forme os lançamentos contábeis:
Prestação de contas do adiantamento (registros
contábeis nos sistemas patrimonial e controle)
D - 3.3.2.3.1.25.00 – HOSPEDAGENS R$
400,00
D - 3.3.2.3.1.56.00 - PASSAGENS E
DESPESAS COM LOCOMOÇÃO R$ 100,00
D - 3.3.2.3.1.09.00 - SERVIÇOS DE
ALIMENTAÇÃO R$
350,00
C - 1.1.3.1.1.02.00 - SUPRIMENTO DE
FUNDOS R$
850,00
D - 8.9.1.2.1.00.00 - ADIANTAMENTOS
CONCEDIDOS A COMPROVAR R$ 1.000,00
C - 8.9.1.2.1.03.00 - ADIANTAMENTOS
APROVADOS R$
1.000,00
E pela diferença não utilizada no
valor de R$ 150,00 deverá ser realizada a anulação parcial do empenho, da
liquidação e do pagamento.
Anulação do Empenho (registros
contábeis nos sistemas orçamentário e controle)
D - 6.2.2.1.3.01.00 - CRÉDITO
EMPENHADO A LIQUIDAR R$
150,00
C - 6.2.2.1.1.00.00 - CRÉDITO
DISPONÍVEL R$ 150,00
D - 8.2.1.1.2.00.00 - DISP.
POR DEST. DE RECURSOS COMPROMETIDA POR EMPENHO
C - 8.2.1.1.1.00.00 - DISPONIBILIDADE
POR DESTINAÇÃO DE RECURSOS R$ 150,00
Liquidação (registros contábeis nos
sistemas patrimonial, orçamentário e controle)
D - 6.2.2.1.3.03.00 - CRÉDITO
EMPENHADO LIQUIDADO A PAGAR R$ 150,00
C - 6.2.2.1.3.01.00 - CRÉDITO
EMPENHADO A LIQUIDAR R$ 150,00
D - 8.2.1.1.3.01.00 – DDR - COMPROMETIDA
POR LIQUIDAÇÃO R$ 150,00
C - 8.2.1.1.2.00.00 - DISP.
POR DEST. DE RECURSOS COMPROMETIDA POR EMPENHO R$ 150,00
D - 2.1.8.9.1.03.00 - SUPRIMENTOS DE
FUNDOS A PAGAR (F) R$ 150,00
C - 1.1.3.1.1.02.00 - SUPRIMENTO DE
FUNDOS R$ 150,00
Pagamento (registros contábeis nos
sistemas patrimonial, orçamentário e controle)
D - 6.2.2.1.3.04.00 - CRÉDITO
EMPENHADO LIQUIDADO – PAGO R$ 150,00
C - 6.2.2.1.3.03.00 - CRÉDITO
EMPENHADO LIQUIDADO A PAGAR R$ 150,00
D - 8.2.1.1.4.00.00 - DISP.
POR DEST. DE RECURSOS DO EXERCÍCIO UTILIZADA R$
150,00
C - 8.2.1.1.3.01.00 - COMPROMETIDA
POR LIQUIDAÇÃO R$ 150,00
D - 1.1.1.1.1.19.00 - BANCOS CONTA MOVTO
- DEMAIS CONTAS R$ 150,00
C - 2.1.8.9.1.03.00 - SUPRIMENTOS DE
FUNDOS A PAGAR (F) R$ 150,00
O exemplo trabalhado foi de um
adiantamento cujo valor gasto foi inferior ao adiantado, dessa forma foi
procedida a anulação do valor não utilizado. Se o valor gasto fosse o mesmo
valor adiantado não haveria necessidade de realizar a anulação do empenho,
liquidação e pagamento finalizando o processo nos lançamentos contábeis no
processo de prestação de contas. Caso o valor gasto na viagem tenha sido
superior o procedimento mais simplista seria realizar o complemento do empenho
realizando nova liquidação e pagamento, porém esse procedimento é questionável
e cabe uma reflexão conceitual que pretendo trabalhar em outro post para não
estender muito este.
Como já mencionado anteriormente os
lançamentos contábeis foram aqui baseados no PCASP Estendido da STN (Anexo 3 da
IPC 00), podendo haver alguma variação de codificação/descrição com relação aos
PCASP de cada Estado ou ainda diferenças nos lançamentos contábeis de controle,
pois cada Estado tem suas regras específicas de controle. No Estado de São
Paulo por exemplo o AUDESP exige outros lançamentos de controle de emissão de
empenhos e controles financeiros mais detalhados, porém o exemplo tratado nesse
post possui a mesma lógica de lançamentos e para fins didáticos acaba por ser
mais simples para entendimento.
Espero que tenha ajudado! Deixe seus
comentários.
Excelente exposição, mas no caso de uma impugnação ao servidor devido a uma comprovação sem efeito (recibo ilegível por exemplo), os lançamentos desse valor como seriam nos 3 sistemas?
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