Preparativos para o Encerramento do Exercício 2013

Estamos próximos do encerramento do exercício de 2013. Para muitos será o primeiro fechamento de balanço utilizando o PCASP. Para alguns outros, além dessa novidade, ainda vem a o fechamento do primeiro balanço patrimonial adotando os conceitos das NBCASP. Algo que assusta muita gente, afinal de contas é natural o medo do desconhecido.

Até alguns anos atrás o fechamento do balanço era o único momento, durante todo exercício financeiro, em que se voltava à atenção para as questões contábeis em si, o momento em que os contadores, ou os consultores, aplicavam conceitos contábeis na “contabilidade orçamentária e financeira” através do(a):

- Reconhecimento, baixas e atualização das Dívidas Fundadas;

- Inscrição, cancelamento e atualização da Dívida Ativa;

- Lançamento de variação patrimonial de entradas e baixas de Estoque;

- Lançamento de variação patrimonial de entradas e baixas do Patrimônio;

- Conciliação e ajuste de contas com saldos invertidos;

- entre outros.

Afinal de contas todas essas rotinas sempre foram e continuam sendo obrigações rotineiras de todo contador, mas sabemos que na prática elas de fato, pelo menos na esfera municipal, eram realizadas apenas nos fechamentos de balanço.

Para os contadores da iniciativa privada que estão lendo esse post certamente vai parecer muito estranho esse comentário, pois é inconcebível falar em contabilidade sem falar em conciliação contábil ou contabilidade por competência. Para os contadores públicos que já se despiram dos velhos conceitos da contabilidade pública e fixaram os conceitos trazidos pela NBCASP também já pensam algo como “nossa como era possível não aplicarmos conceitos tão importantes antes”.

Fato é que para quem já vem praticando as NBCASP, principalmente em virtude da aplicação do princípio contábil da competência, o fechamento de balanço de 2013 tende a ser apenas mais um fechamento mensal com o acréscimo da inscrição dos restos a pagar, do encerramento de algumas contas de controle orçamentário (5 e 6), do encerramento de algumas contas de controle de disponibilidades (7 e 8) e apuração do resultado exercício.

Para os que não estão, deverão fazer todos os levantamentos “como de costume” das variações patrimoniais (Patrimônio, Estoques, Dívidas, etc).

Agora, independentemente da forma como você vem aplicando a contabilidade na sua Entidade, veja algumas ações que são importantes para preparar-se para o encerramento do exercício:

1. Fixar uma data-limite para emissão de empenhos, liquidação e pagamentos. Sugerimos a data de 23/12/2013;

2. Fixar uma data-limite para a prestação de contas dos adiantamentos;

3. Verificar o atingimento os limites exigidos pela Lei de Responsabilidade Fiscal e art. 212 da CF (25% para Educação e 15% para a Saúde) e se não foi ultrapassado o limite para despesas com pessoal (54% Executivo e 6% Legislativo), bem como os percentuais relativos ao FUNDEB;

4. Verificar se o repasse de duodécimos ao Poder Legislativo não superou os limites estabelecidos pela EC 25/2000, que definiu o art. 29 e 29-A da Constituição Federal.

5. Levantar os empenhos não liquidados passíveis de cancelamento, para posterior realização da Inscrição dos Restos a Pagar;

6. Levantar as Reservas de Dotação passíveis de cancelamento;

7. Fazer os lançamentos de prestação de contas de Convênios;

8. Fazer as conciliações contábeis das contas bancárias e das contas extra orçamentárias;

9. Solicitar ao setor de Patrimônio o inventário de bens móveis e imóveis em 31/12/2013;

10. Solicitar ao setor de Almoxarifado o levantamento do estoque existente em 31/12/2013;

11. Solicitar ao setor de Tributos a apuração do valor Inscrito em Dívida Ativa em 31/12/2013;

12. Solicitar aos órgãos competentes (RFB, Cias Elétricas, etc) ou imprimir extratos das posições atualizadas das Dívidas Fundadas em 31/12/2013;